Исполнительная документация ушла в электронный вид: что изменилось с 1 сентября 2026 года и как это влияет на споры подрядчика с заказчиком

С 1 сентября 2026 года вступила в силу очередная группа положений Федерального закона от 31 июля 2025 г. № 304-ФЗ: оформление процедур строительного контроля переходит в электронный формат. Для подрядчика это не история про удобство — это история про то, где после конфликта окажутся доказательства выполнения работ и у кого будет к ним доступ.

• Формат ИД выбирает не подрядчик. Решение о ведении документации в электронном виде без дублирования на бумаге принимает застройщик или технический заказчик.
• Доказательства теперь в чужой системе. Доступ к ней можно закрыть — и обычно его закрывают ровно в момент конфликта.
• Отмена документа в ЭДО — не мотивированный отказ. Это подтвердил суд в нашем деле № А71-5350/2025.
• Акты «за обе стороны» больше не спрячешь. В системе за каждой подписью стоит именной сертификат, а Минстрой прямо назвал такое подписание недопустимым.
• Договор важнее привычки. Условия о доступе к системе и о выгрузке комплекта ИД стали такими же значимыми, как условия о сроках и цене.

Регулирование сложилось из трёх документов, и читать их нужно вместе.

Приказ Минстроя России от 29 ноября 2022 г. № 1015/пр (действует до 1 сентября 2029 года) установил состав и порядок ведения исполнительной документации. Ключевое для подрядчика — вот это:

То есть выбор формата подрядчику не принадлежит. Тот же приказ определяет, что электронные документы заверяются усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат которой создан в инфраструктуре электронного правительства, либо усиленной квалифицированной электронной подписью. Основной формат — файлы XML по схемам Минстроя; при отсутствии схемы допускаются doc, docx, odt для текстов, pdf — для текстов с формулами и графикой, ifc или иной формат с открытой спецификацией — для трёхмерной модели.

ГОСТ Р 70108-2025 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде», действующий с 1 октября 2025 года, систематизировал электронную ИД и разделил её на три группы:

• журналы работ — общий и специальные (сварочные, бетонные, электромонтажные работы);
• акты освидетельствования — скрытых работ, ответственных конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения;
• иная исполнительная документация — исполнительные схемы, результаты испытаний, паспорта и сертификаты.

Федеральный закон от 31 июля 2025 г. № 304-ФЗ вступил в силу с 1 января 2026 года, но ряд его положений — в том числе касающихся оформления процедур строительного контроля — начал действовать с 1 сентября 2026 года.

Что это означает на практике. Комплект ИД перестал быть физическим объектом, который лежит у подрядчика в шкафу. Он стал набором записей в системе, которую в подавляющем большинстве случаев выбирает и администрирует заказчик. Дальше — четыре риска, о которых при подписании договора обычно никто не думает.

Бумажный акт освидетельствования скрытых работ, подписанный всеми сторонами, физически находился у подрядчика. Его нельзя было «удалить» с чужой стороны. Запись в информационной системе заказчика — можно: закрыть доступ, аннулировать документ, изменить статус, ограничить выгрузку.

Сценарий, который встречается всё чаще: отношения портятся, подрядчик уходит с объекта или заявляет о приостановлении работ — и через несколько дней обнаруживает, что учётные записи его сотрудников деактивированы. Формально всё законно: доступ к своей системе заказчик регулирует сам. Фактически подрядчик остаётся без документов, подтверждающих объём выполненного.

Что включить в договор. Пункта «документация ведётся в электронном виде в системе заказчика» недостаточно. Нужны ещё четыре условия:

• обязанность заказчика обеспечить подрядчику доступ к системе на весь срок действия договора и не менее чем на 12 месяцев после подписания итогового акта;
• право подрядчика в любой момент выгрузить полный комплект своей ИД в машиночитаемом формате с сохранением электронных подписей и метаданных;
• срок предоставления такой выгрузки по письменному запросу — 5–10 рабочих дней;
• прямое указание, что прекращение или ограничение доступа не лишает подрядчика права ссылаться на ранее сформированные документы.

И независимо от договора: выгружайте комплект ИД по каждому закрытому этапу и храните у себя. Экспорт с сохранением подписей и служебных данных, а не скриншоты. Это пять минут работы инженера ПТО в месяц — и единственная страховка на случай, когда доступ пропадёт.

Электронный документооборот породил у заказчиков соблазн: вместо направления мотивированного отказа от подписания акта просто нажать в системе «отменить» или «отклонить» — без объяснения причин. С точки зрения интерфейса это выглядит как отказ. С точки зрения права — нет.

Президиум ВАС РФ в п. 14 Информационного письма от 24 января 2000 г. № 51 разъяснил, что оформленный в этом порядке односторонний акт является доказательством исполнения подрядчиком обязательства, и при отказе заказчика от оплаты суд обязан рассмотреть доводы, обосновывающие его отказ от подписания.

Наша практика. В деле № А71-5350/2025, которое ЮК «Открытые Решения» вела в Арбитражном суде Удмуртской Республики, заказчик поступил именно так: формально отменил документ в системе электронного документооборота. Суд не признал это мотивированным отказом от приёмки — в отмене не было ни правового обоснования, ни указания на конкретные недостатки работ. Требования исполнителя удовлетворены: взыскано более 2,3 млн рублей задолженности и неустойка.

Вывод простой: реакция заказчика в системе — не процессуальный документ. Если в договоре установлен срок на мотивированный отказ и заказчик в этот срок не направил письменный документ с конкретными претензиями к качеству или объёму, работы считаются принятыми. Отслеживайте этот срок по каждому направленному акту — дата направления в электронной системе проставляется автоматически, и это работает в вашу пользу.

Это ошибка, которую электронный формат делает очевидной. На бумаге подписи можно было не разглядывать. В системе за каждой подписью стоит именной сертификат — и совпадение видно сразу.

Ведомство опирается на части 2 и 4 статьи 53 ГрК РФ: строительный контроль проводится лицом, осуществляющим строительство, и — при работе по договору строительного подряда — также застройщиком, техническим заказчиком либо привлекаемым ими лицом. Это две разные роли, и совмещать их в одном подписанте нельзя.

Почему это важно именно в споре. Заказчик, которому нужно уйти от оплаты, получает готовый аргумент: акты оформлены с нарушением, следовательно не подтверждают надлежащее освидетельствование. Отбить такой довод сложнее, чем изначально развести подписантов. Проверьте по своим объектам, кто подписывает АОСР со стороны подрядчика и кто — со стороны строительного контроля.

В электронной ИД полномочия проверяются жёстче, чем на бумаге. Типовые проблемы, которые всплывают в суде:

• Истёк сертификат. Документ подписан, но на дату подписания сертификат уже не действовал — заказчик заявляет о его недостоверности.
• Не тот вид подписи. Приказ № 1015/пр требует УНЭП в инфраструктуре электронного правительства либо УКЭП. Простая электронная подпись или подпись во внутренней системе, не отвечающая этим требованиям, создаёт спор о юридической силе документа.
• Нет приказа о назначении. Подписант не уполномочен распорядительным документом — акт подписан «кем-то из инженеров».
• Увольнение подписанта. Через год после сдачи объекта человека нет в компании, а восстановить, кем и на каком основании он был назначен, некому.

Профилактика: реестр подписантов по каждому объекту — ФИО, должность, реквизиты приказа о назначении, срок действия сертификата ЭП, даты назначения и прекращения полномочий. Ведите его параллельно с ИД и храните вместе с ней.

Если спор дошёл до суда, а заказчик закрыл подрядчику доступ, работает истребование доказательств. Формулировки, которые имеет смысл заявлять:

• выгрузка исполнительной документации по объекту за конкретный период в формате, предусмотренном приказом Минстроя № 1015/пр, с электронными подписями;
• журнал событий (лог) информационной системы по спорным документам: дата и время загрузки, дата и время подписания, идентификаторы подписантов, все изменения статусов;
• сведения об учётных записях представителей подрядчика — даты создания, блокировки, ограничения прав доступа;
• перечень исполнительной документации по объекту, утверждённый заказчиком в порядке, установленном приказом № 1015/пр.

Последний пункт недооценивают. Перечень ИД утверждает заказчик — и если он требует документы, которых в утверждённом им же перечне нет, это самостоятельный довод в пользу подрядчика.

• Зафиксировать, в какой именно информационной системе ведётся ИД и кто её оператор.
• Прописать гарантированный доступ подрядчика к системе и срок его сохранения после сдачи объекта.
• Закрепить право на выгрузку полного комплекта ИД с подписями и метаданными и срок исполнения запроса заказчиком.
• Установить конкретный срок для мотивированного отказа от подписания акта и указать, что действия в информационной системе без письменного обоснования мотивированным отказом не являются.
• Сохранить перечень официальных каналов переписки (email, мессенджеры) и приравнять их к письменной форме — электронная ИД этого не заменяет.

• Ежемесячно выгружать и хранить у себя комплект ИД по закрытым этапам.
• Вести реестр подписантов с реквизитами приказов и сроками сертификатов ЭП.
• Развести подписантов: представитель подрядчика и представитель строительного контроля — разные лица.
• По каждому направленному акту отслеживать срок на мотивированный отказ и фиксировать его истечение.
• Сверять фактически формируемую ИД с перечнем, утверждённым заказчиком.

• Немедленно выгрузить весь доступный комплект ИД — до того, как доступ ограничат.
• Направить заказчику письменный запрос на выгрузку и зафиксировать отказ или молчание.
• При отсутствии мотивированного отказа в установленный срок оформить односторонний акт в порядке п. 4 ст. 753 ГК РФ.
• Заранее подготовить ходатайство об истребовании логов информационной системы.

Переход исполнительной документации в электронный вид не изменил распределение бремени доказывания: по п. 4 ст. 753 ГК РФ обосновывать отказ от подписания акта по-прежнему должен заказчик. Но он изменил физику доказательств — теперь они находятся в чужой системе, и подрядчик может потерять к ним доступ ровно в тот момент, когда они понадобятся.

Практический вывод: договорные условия о доступе и выгрузке ИД стали такими же важными, как условия о сроках и цене. Если вы подписываете договор с застройщиком в ближайшие месяцы — этот блок стоит проработать до подписания, а не после первого конфликта.

Если заказчик уже ограничил вам доступ к системе или отказывается принимать работы, ссылаясь на замечания в электронном документообороте, — обратитесь за консультацией. Такие споры выигрываются на этапе сбора доказательств, а не в заседании.

Нужна помощь по спору с заказчиком? ЮК «Открытые Решения» ведёт споры подрядчиков в строительстве: взыскание задолженности, оспаривание неустойки, сопровождение экспертизы. Оставьте заявку на консультацию.